Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale również i większość osób realizujących zakupy przez internet, otrzymali przynajmniej raz fakturę proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma uwzględnia się w w księdze przychodów i rozchodów?
W języku łacińskim pro forma oznacza „dla pozoru”, dlatego nieraz spotykamy się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Należy jednak zachować ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący rodzajem przedłożenia jakiejś oferty. Nie stanowi dowodu zrealizowania usługi czy nabycia artykułów, czyli w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, ponieważ mówi o usłudze bądź sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, więc warunki transakcji w niej sformułowane mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.
Proforma nie zwalnia z konieczności wydania właściwej faktury VAT
Faktura proforma posiada analogiczne dane i wygląda podobnie jak faktura VAT, m.in.:
- dane kontrahentów,
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o wysokości naliczonych rabatów,
- wskazanie prognozowanej daty dostarczenia towaru bądź wykonania usługi,
- określenie terminu wniesienia opłaty.
Żeby nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę należy oznaczyć zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy też mieć na uwadze, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy klient uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji bądź przeleje zaliczkę.